Logiciel de pointage

À jour en Mai 2018

Écrit par les experts Ooreka

Avec la pointeuse, le logiciel de pointage constitue le second élément du système de pointage.

Pour la mise en place du pointage au travail, l'employeur devra respecter un certain nombre de procédures obligatoires et assurer une bonne gestion du pointage.

Logiciel de pointage : le cerveau de la pointeuse

Le rôle du logiciel de pointage est essentiel, car c'est lui qui :

  • exploite, traite et organise les données,
  • présente et permet l'impression (sur support matériel) des données.

Ses capacités dépendent de ses caractéristiques et performances : celles-ci varient selon les modèles et les fournisseurs.

L'employeur doit choisir le matériel le plus adéquat à l'organisation du temps de travail de l'entreprise.

Plus cette organisation est complexe, plus le logiciel devra contenir d'applications pour y faire face.

Logiciel de pointage : choisir un modèle et un fournisseur

Choisir un logiciel de pointage revient à s'enquérir des performances, et d'un produit, et de celui qui le vend.

Pour faire son choix, l'employeur doit évaluer :

  • les performances du logiciel de pointage,
  • les performances du vendeur-fournisseur, notamment en matière de service après-vente.

Logiciel de pointage : les performances importantes

Plus les performances sont nombreuses, plus le coût de la cession de licence est élevé.

Voici un tableau des performances non exhaustives d'un logiciel de pointage :

Logiciel de pointage : performances
Utilisation Applications
    
  • Bonne ergonomie.
  • Apprentissage aisé.
  • Simplicité d'utilisation.
  • Compatibilité et/ou interface avec d'autres logiciels et/ou progiciels dont ERP.
  • Fiabilité sur le long terme.
  • Possibilité d'évolution/modification par ajout ou de retrait d'application(s) en fonction de l'évolution de l'organisation du temps de travail dans l'entreprise.
    
  • Comptabilisation des heures excédentaires ou compensation des retards si pratique des horaires fixes.
  • Compteur d'heures excédentaires si pratique des horaires variables.
  • Autoreconnaissance des horaires d'un individu en cas de modification d'un planning à l'intérieur d'un travail en équipe cyclique si organisation du travail en cycle.
  • Reconnaissance et traitement différencié des pauses payées et non payées dont celles des fumeurs.
  • Traitement des heures supplémentaires pour les semaines chevauchant un mois « 1 » et un mois « 2 » et donc mélangeant deux périodes de paie.
  • Traitement de l'acquisition et de la prise des repos compensateurs.
  • Traitement de l'acquisition et de la prise des jours de RTT et impact sur droits en découlant dont congés payés.
  • Traitement de l'acquisition et de la prise de jours pour le compte épargne temps.
  • Traitement de l'acquisition de droits liés à la présence : congés payés, ancienneté, participation, intéressement, etc.
  • Reconnaissance et traitement des heures spéciales : temps partiel, travail intermittent, travail de nuit, travail des jours fériés et/ou chômés, astreintes, etc.
  • Reconnaissance et traitement des différents types d'absences dont maladie, maternité, prise des heures de délégation des représentants du personnel.
  • Reconnaissance et traitement des chevauchements : passage d'une journée à une autre (si travail de nuit), d'une semaine à un autre ou d'une période à une autre (si cycle, annualisation...), etc.
  • Gestion des badges : pas ou peu de limitation du nombre de badges à gérer.
  • Gestion du droit d'accès et de rectification des salariés en cas de collecte de données nominatives et/ou personnelles.
  • Faculté de paramétrage et/ou reparamétrage d'une application et/ou des données.
  • Présence ou non d'un système de sauvegarde des données collectées et traitées en cas de panne de système, panne d'électricité, etc.

Les performances du fournisseur du logiciel de pointage

Si le produit doit présenter un certain nombre de caractéristiques, il en va de même pour le fournisseur qui doit vendre une solution complète :

  • un logiciel de pointage,
  • des prestations d'accompagnement.

Voici les prestations que le fournisseur de logiciel de pointage doit garantir :

Logiciel de pointage : les prestations du fournisseur
S.A.V (Service après-vente) sur logiciel de pointage Disponibilité Formation Garantie
  • Dépannage.
  • Hot-line.
Maintenance.
  • Mise à jour.
  • Modification.
Degré de réactivité en cas d'urgence. Organisation de la formation des utilisateurs. Remplacement en cas de panne.

Tout ce qui concerne la vente du logiciel de pointage et des prestations annexes est stipulé dans le contrat de vente :

  • examinez son contenu avec soin avant de prendre toute forme d'engagement définitif,
  • un certain nombre d'obligations générales pèsent sur le vendeur mais il est toujours préférable, en cas de désaccord et/ou différend, de pouvoir invoquer une disposition prévue au contrat plutôt que d'invoquer une obligation générale.

Logiciel de pointage : choisir selon l'organisation du travail

L'acquisition du logiciel de pointage est conditionnée par le degré de complexité du mode d'organisation du travail dans l'entreprise.

L'achat d'un logiciel de pointage est d'abord et surtout un investissement : son acquisition satisfait un besoin, il s'agit donc d'un achat utile et non de l'acquisition d'un gadget, même ultra-perfectionné.

C'est donc le mode d'organisation du travail dans l'entreprise qui dicte le geste d'achat.

Logiciel de pointage : quelle organisation du travail dans l'entreprise ?

Voici un tableau récapitulatif des performances que doit comporter le logiciel de pointage selon le type d'organisation de travail dans l'entreprise : simple, complexe ou évolutive.

Logiciel de pointage : selon l'organisation du travail
  Organisation simple Organisation complexe Organisation évolutive
Caractéristiques de ce type d'organisation du travail
  • Horaires fixes sans variation de planning.
  • Pas ou peu d'heures supplémentaires.
  • Pas de temps partiel.
  • Horaires variables.
  • Beaucoup d'heures supplémentaires.
  • Temps partiel.
  • Annualisation...
Entreprise dont les structures et/ou la nature de l'activité peuvent évoluer pour raisons de croissance, d'adaptation à de nouveaux marchés, etc.
Logiciel de pointage
  • pas de logiciel,
  • ou achat d'une version « basique ».
Achat d'un logiciel avec autant d'applications qu'il y a de particularités dans l'organisation. Achat d'un logiciel pouvant évoluer par ajout d'applications.

Attention : L'effectif du personnel ne conditionne pas l'achat du logiciel ou d'une version plus évoluée. Un effectif nombreux mais intégré à une organisation du travail simple ne motive pas forcément un achat. À l'inverse, un effectif faible mais intégré à une organisation complexe peut nécessiter l'achat d'un logiciel et/ou d'une version évoluée.

Logiciel de pointage et Code du travail : obligations de l'employeur

Le Code du travail impose plusieurs obligations à l'employeur :

  • décompte et paiement des temps travaillés par ses salariés pour et dans son entreprise,
  • mise en place du pointage du personnel (avec tout système de pointage à sa convenance mais dans le respect des normes légales) pour opérer ledit décompte.

Par conséquent, l'employeur doit impérativement disposer d'un logiciel de pointage capable de recueillir et traiter certaines données permettant :

  • le décompte effectif du temps de travail,
  • de satisfaire les obligations légales.

Voici un tableau des données que le logiciel de pointage doit impérativement collecter :

Logiciel de pointage : données collectées obligatoirement
Organisation du temps de travail Données à recueillir Finalité
Horaire collectif fixe
  • Pour chaque période journalière travaillée (1) : début et fin, volume horaire.
  • Récapitulatifs hebdomadaires et mensuels.
  • Paiement salaire + calcul des heures supplémentaires + calcul des droits dérivés : congés payés, jours de RTT, participation, intéressement, etc.
  • Particularité pour les heures supplémentaires : décompte d'acquisition et de prise des repos compensateurs dans les délais légaux + vérification du dépassement (ou non) des contingents
Horaire individualisé et/ou variable Décompte « jour » (2)
  • Heure de début et de fin de chaque période travaillée ou nombre total d'heures travaillées.
  • Récapitulatif mensuel.
Décompte « semaine » (2)
  • Récapitulatif hebdomadaire de toutes les heures travaillées.
  • Récapitulatif mensuel.
Pratiques horaires et/ou organisations spécifiques Heures supplémentaires (2) Récapitulatif hebdomadaire, + mensuel + annuel du nombre d'heures effectuées.
Annualisation et/ou cycles (2) Récapitulatif hebdomadaire+ mensuel, + annuel des périodes travaillées effectuées (heures et/ou jours et/ou semaines).
Astreintes Récapitulatif hebdomadaire + mensuel des heures travaillées.
  • Paiement du salaire.
  • Calcul des majorations et/ou repos compensateurs si heures supplémentaires.
Travail de nuit
et/ou des jours fériés
et/ou chômés
Récapitulatif hebdomadaire + mensuel : heures travaillées si travail de nuit, jours travaillés si travail un jour férié et/ou chômé. Calcul des majorations et/ou repos de compensateurs.
Si allégement de cotisations : toutes les heures donnant lieu à allégement doivent faire l'objet d'un récapitulatif hebdomadaire.

(1) Hors pauses et temps non travaillés sauf usage ou accord collectif prévoyant le contraire mais en incluant les périodes équivalentes à du temps de travail effectif. Les périodes légalement assimilées à du travail effectif, telles que les heures de délégation des représentants du personnel, doivent également être prises en compte.

(2) La durée du travail qui doit être décomptée correspond au temps de travail avant application des équivalences mais exclusion faite des temps de pause, d'habillage, de repas sauf si ces temps d'inaction sont qualifiés de temps de travail effectif par usage ou accord collectif. Les périodes légalement assimilées à du travail effectif, telles que les heures de délégation des représentants du personnel, doivent également être prises en compte.

Logiciel de pointage : un personnel dédié

La gestion du logiciel de pointage peut être faite par :

  • l'employeur,
  • des membres de son service du personnel,
  • ou des membres de la direction des ressources humaines.

Le logiciel de pointage requiert un personnel formé :

  • à son maniement,
  • et aux modalités d'exploitation des données qu'il traite.

L'achat d'un logiciel de gestion implique certaines compétences et donc une formation spécifique (avec un surcoût éventuel).

Logiciel de pointage : l'écrêtage est illicite

Certains logiciels procèdent à des recueils et calculs par « arrondis » encore appelés « écrêtages » : ils n'intègrent que des séquences de travail recouvrant des heures entières, ne décomptant pas les minutes.

Exemples :

  • travail effectif de 14h00 à 19h25, travail décompté par le logiciel de 14h00 à 19h00 donc oubli de 25 minutes,
  • travail effectif de 16hH00 à 00h45 mais décompté de 16h00 à 00h00 avec oubli de 45 minutes.

Ceci n'est pas licite, surtout si la répétition des arrondis conduit :

  • à minorer le temps travaillé et donc à ne pas le payer entièrement,
  • à oublier d'inclure des heures supplémentaires ou des majorations pour heures de nuit.

Ce défaut est quelquefois compensé par un compteur d'arrondis qui recueille sur une même période de paie (le mois en général) les minutes initialement non décomptées afin de les payer.

Ceci ne résout le problème qu'en partie, car certains franchissements - déclenchant des majorations - ignorent la période du mois et retiennent une période inférieure :

  • limite horaire simple,
  • changement de journée civile,
  • changement de semaine civile.

L'écrêtage conduit à ignorer l'existence et le paiement de majorations pour heures supplémentaires ou pour travail de nuit, par exemple.

Cette ignorance peut entraîner des sanctions pour l'employeur : rattrapages de salaires, dommages-intérêts, amendes en cas de contrôle de l'inspection du travail...

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