Pointage au travail

À jour en Janvier 2018

Écrit par les experts Ooreka

La mise en place du pointage au travail passe par des procédures à respecter.

L'employeur n'est pas libre d'installer du jour au lendemain un système de pointage dans son entreprise.

Avant toute mise en fonction du système, il doit :

  • obtenir l'autorisation administrative de mise en place d'une pointeuse ;
  • communiquer en interne auprès des salariés et de leurs représentants s'il y en a.

Dans un arrêt du 2 novembre 2016, la Cour de cassation a confirmé ces deux points en jugeant qu'un système d'enregistrement des données, permettant à une entreprise de connaitre l'identité des salariés et leur heure d'entrée chaque jour, nécessitait une déclaration auprès de la CNIL et la consultation du comité d'entreprise.

Pointage au travail et CNIL : selon le système de pointage

À partir du moment où le système de pointage recueille et traite automatiquement des données nominatives et/ou personnelles, l'employeur doit se tourner vers la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés).

En effet, lorsque le système de pointage permet de connaître l'identité des salariés et leurs horaires chaque jour, l'employeur doit fournir une déclaration auprès de la CNIL et consulter le comité d'entreprise ou le comité social et économique. À défaut, le système est illicite et les documents qui en résultent ne peuvent pas être produits en justice, à l'appui d'un licenciement par exemple (arrêt de la Cour de cassation du 2 novembre 2016).

C'est notamment le cas lorsque le système de pointage utilise les technologies suivantes :

  • pointeuse numérique ;
  • pointeuse mobile ;
  • badgeuse ;
  • pointeuse biométrique (attention, celle-ci ne peut pas servir aux contrôles des horaires, elles sont exclusivement destinées au contrôle des accès des zones restreintes).

Procédures CNIL pour le pointage au travail

Avant toute installation et mise en fonction du système, l'employeur doit :

  • informer la Commission nationale de l'informatique et des libertés pour obtenir un récépissé (CNIL : 8, rue de Vivienne - 75 083 PARIS Cedex 02 /www.cnil.fr) ;
  • voire solliciter et obtenir une autorisation écrite de sa part.

Voici un tableau récapitulatif des formalités à accomplir pour la mise en place d'un système de pointage au travail :

Pointage au travail : procédures CNIL
Type de pointeuse Recueil et traitement de données nominatives
(nom + prénom + adresse)
Recueil et traitement de données personnelles
(âge, forme de la main, empreintes digitales)
Traitement automatique conforme à une autorisation unique (1). Traitement automatique non conforme à une autorisation unique (1).
Pointeuse numérique
  • Déclaration simplifiée en ligne ou par courrier sans nécessité d'obtenir une autorisation expresse.
  • Formulaire Cerfa 13810.
  • Déclaration ordinaire en ligne ou par courrier sans nécessité d'obtenir une autorisation expresse.
  • Formulaire Cerfa 13809.
  • Nécessité d'obtenir une autorisation expresse (2) sur dossier transmis par courrier ou en ligne.
  • Formulaire Cerfa 13786 + Annexe dispositif biométrique.
Pointeuse mobile
Badgeuse
Pointeuse biométrique _

(1) La CNIL édicte des normes et avis sur les systèmes de traitement des données : si le système de pointage est absolument identique en tous points à un système que la CNIL a déjà validé, la déclaration simplifiée suffit. En cas de doute : consulter la CNIL.

(2) La CNIL dispose d'un délai de deux mois pour rendre son avis. Au-delà de ce délai, le silence de la CNIL vaut refus. Ce refus peut être contesté devant un tribunal administratif.

Pointage au travail : en cas de non-respect des procédures

La procédure préalable auprès de la CNIL est obligatoire.

Si un employeur ne la respecte pas, il est passible de sanctions pénales : amendes et/ou peine de prison.

Il en va de même pour la mise en service d'un matériel sans respect de la procédure ou malgré un refus :

  • L'inspection du travail peut, à cet égard, demander à l'employeur le récépissé ou l'autorisation délivrée par la CNIL.
  • En cas de procès devant un Conseil de prud'hommes, les preuves utilisées par l'employeur et générées par le système de pointage seront réputées sans valeur pour tout ce qui concerne le temps de travail (décompte-paiement du fait de l'absence de récépissé ou avis de la CNIL.

Pointage au travail : consulter les représentants du personnel

L'instauration du pointage au travail est impérativement précédée d'une information-consultation des représentants du personnel.

Peu importe le type de système de pointage et/ou pointeuse choisi(s) par l'employeur : avant toute mise en service, les représentants du personnel doivent être informés et consultés.

Ce tableau rappelle les obligations de l'employeur :

Pointage au travail : consultation des représentants du personnel
Qui ? Selon l'effectif de l'entreprise :
  • délégués du personnel ;
  • ou comité d'entreprise + CHSCT (comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail), s'il existe.

Important : l'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 portant réforme du Code du travail a opéré une fusion des instances représentatives du personnel (IRP) - les délégués du personnel (DP), le comité d'entreprise (CE) et le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) - en un comité social et économique (CSE). La mise en place des CSE se fera à compter du 1er janvier 2018, progressivement, au fur et à mesure des élections professionnelles dans l'entreprise. Elle sera réalisée au plus tard le 1er janvier 2020. Les attributions des anciennes IRP sont transférées aux CSE.

Comment ? Information + consultation :
  • notice d'information avec récépissé ou avis de la CNIL ;
  • débat ;
  • vote.
Quand ? Avant toute mise en service du système.
Formalisme Rédaction d'un procès verbal de la consultation.
Sanctions en cas de non-respect Amende et/ou peine de prison pour :
  • défaut de consultation ;
  • consultation faite seulement après mise en service ;
  • défaut de preuve (procès verbal) de la consultation ;
  • toute forme d'entrave à l'information-consultation des représentants du personnel.

En cas de procès devant un Conseil de prud'hommes :

  • les représentants du personnel peuvent demander le retrait du système ;
  • les preuves utilisées par l'employeur et générées par le système de pointage seront réputées sans valeur pour tout ce qui concerne le temps de travail (décompte-paiement).

Pointage au travail : communiquer avec les salariés

L'instauration du pointage au travail s'accompagne d'une communication à destination du personnel afin d'expliquer et informer.

Comme leurs représentants, les salariés doivent recevoir une information avant la mise en place du pointage au travail.

Cette dernière a pour vocation de :

  • les informer de l'entrée en service du système de pointage dans une optique de communication ;
  • porter à leurs connaissances les modalités de fonctionnement du système et les procédures et obligations à respecter ;
  • leur apprendre les natures et contenus des droits dont ils disposent si le pointage collecte et traite des données nominatives et/ou personnelles.
Pointage au travail : information des salariés en cas de recueil et traitement des données nominatives et/ou personnelles
Modalités Contenu de la notification adressée à chaque salarié
Notification écrite et personnelle par mail ou par courrier. Identité du responsable du pointage : qui organise le pointage et recueille et exploite les données ? Finalité/objectif du pointage : pourquoi met-on en place le pointage dans l'entreprise ? Nature des données recueillies : quelles sont les données collectées par le système de pointage ? Droit d'accès et de rectification : comment les salariés peuvent-ils exercer leur droit d'accès et de rectification ? Durée de conservation des données : combien de temps les données collectées sont-elles conservées avant d'être effacées ?

Important : si le dispositif de pointage au travail a également pour vocation de surveiller l'activité des salariés, ces derniers doivent en être informés tout comme leurs représentants et la CNIL. Le règlement intérieur de l'entreprise doit être complété à cet effet en suivant la procédure de modification applicable.

Prévoir les conséquences du pointage au travail

La mise en place d'un pointage au travail méthodique fait ressortir les problèmes de gestion du temps de travail. Le pointage au travail peut en effet faire apparaître un grand nombre d'heures à rattraper ou d'heures supplémentaires.

Exemple : un atelier cesse de produire à 17h00. Le contrat des salariés prévoit un départ à cette heure, mais il faut 15 minutes pour le nettoyage et le rangement, qui font partie du plan 5S de l'entreprise. Au bout d'un mois, on compte 5 heures de dépassement par salarié, soit 50 heures au bout d'un an, c'est-à-dire une semaine et demie de temps excédentaire à payer en heures supplémentaires ou à récupérer.

Préparer le pointage au travail nécessite donc le plus souvent :

  • de faire signer des avenants aux contrats de travail pour qu'ils correspondent à la réalité du temps de travail ;
  • éventuellement de négocier un accord sur le temps de travail pour :
    • de ne pas compter les heures au-delà d'une de marge prévue (30 minutes ou 1 heure après la limite contractuelle), sauf ordre écrit de la hiérarchie ;
    • que le salarié régularise son temps de travail total par quinzaine ou par mois, ce afin de ne pas cumuler d'excédents d'heures, tout dépassement étant alors perdu.

Bon à savoir : attention aux heures supplémentaires ! La loi Travail du 8 août 2016 institue pour le salarié un « droit à la déconnexion » (article L 2242-8 7°) du code du travail). Il a pour objectif d'« d'assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale » , et fait l'objet d'une négociation annuelle obligatoire dans chaque entreprise (à défaut, une charte doit être mise en place par l'employeur après consultation des IRP).

Entrez en contact direct avec des professionnels afin d’obtenir un devis personnalisé.

Demander un devis gratuit

Pour aller plus loin


Quel est votre projet ?

Décrivez votre demande en quelques clics.

Des spécialistes de votre région vous contactent sous 48h.

Gratuit et sans engagement !

Demander des devis

Merci de préciser le délai de réalisation du projet.

Merci de préciser votre code postal.



Tatie Jeanine n’aura plus le dernier mot

En vous inscrivant, profitez en exclu de nos services gratuits :

(Promis, on ne vous spammera pas)

OK
Surveillez votre boite mail, vous allez bientôt recevoir notre newsletter !